Paperstaq

Datenschutzerklärung

Fassung: 2026-09-23

1. Verantwortlicher

BITTE ERGÄNZEN: Firmenname, BITTE ERGÄNZEN: Straße und Hausnummer, BITTE ERGÄNZEN: PLZ und Ort, Deutschland
E-Mail: BITTE ERGÄNZEN: kontakt@ihre-domain.de · Telefon: BITTE ERGÄNZEN: Telefonnummer
Datenschutzbeauftragte(r): BITTE ERGÄNZEN: Datenschutzbeauftragte(r) bzw. „nicht bestellt“

2. Welche Daten wir verarbeiten

  • Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hashwert), Zeitpunkt der Registrierung.
  • Dokumente und Inhalte: hochgeladene, per E-Mail oder Schnittstelle eingegangene Dateien samt erkannten Texten, Schlagworten, Kategorien und Kommentaren.
  • Nutzungs- und Protokolldaten: Zugriffe auf Dokumente, Änderungen, Freigaben, Systemereignisse.
  • Zahlungsdaten: Abonnement, Status, Zahlungskennungen des Zahlungsdienstleisters. Kartendaten erhalten wir nicht.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

  • Bereitstellung des Dokumentenmanagements einschließlich Texterkennung, Einordnung und Suche – Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  • Protokollierung von Zugriffen und Änderungen zur Nachvollziehbarkeit und IT-Sicherheit – berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
  • Abwicklung von Abonnement und Zahlung – Vertragserfüllung sowie steuerliche Aufbewahrungspflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.
  • Versand von Systemnachrichten (z. B. Aufgaben, Einladungen) – Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. Automatisierte Einordnung mit KI

Zur Einordnung von Dokumenten und für den Assistenten übermitteln wir Auszüge des erkannten Dokumenttexts an einen KI-Dienst. Übertragen wird nur ein begrenzter Auszug (maximal 8.000 Zeichen je Anfrage), ausschließlich zur Verarbeitung im Auftrag. Eine Nutzung zum Trainieren von Modellen erfolgt nicht. Die Ergebnisse (Kategorie, Typ, Datum, Absender, Zusammenfassung) sind Vorschläge und jederzeit manuell korrigierbar; eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein:

  • Supabase (Datenbank, Dateispeicher, Authentifizierung) – Speicherung von Konten, Dokumenten und Metadaten (EU)
  • Cloudflare (Hosting/Auslieferung der Anwendung) – Betrieb der Web-Anwendung (EU/weltweit, EU-Standardvertragsklauseln)
  • Google (KI-Dienst für Einordnung und Assistent) – Automatische Einordnung und Zusammenfassung von Dokumenttexten (EU/USA, EU-Standardvertragsklauseln)
  • Resend (E-Mail-Eingang und Versand) – Empfang von Dokumenten per E-Mail, Systemnachrichten (EU/USA, EU-Standardvertragsklauseln)
  • Stripe (Zahlungsabwicklung) – Abonnement- und Zahlungsabwicklung (EU/USA, EU-Standardvertragsklauseln)
  • OCR-Dienst (Texterkennung) – Erkennung von Text in hochgeladenen Dateien (EU/USA, EU-Standardvertragsklauseln)

Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Bei Verarbeitung außerhalb der EU stützen wir die Übermittlung auf EU-Standardvertragsklauseln.

6. Speicherdauer und Löschfristen

  • Dokumente und Metadaten: bis zur Löschung durch Sie bzw. bis zur Löschung des Kontos.
  • Zugriffs- und Änderungsprotokolle, Benachrichtigungen, Systemereignisse: automatische Löschung nach 90 Tagen.
  • Konto: nach Löschantrag Sperrung und endgültige Löschung nach 30 Tagen; innerhalb dieser Frist ist ein Widerruf möglich.
  • Rechnungs- und Zahlungsunterlagen: gesetzliche Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre).

7. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Speicherung: ein Anmelde-Token, damit Sie angemeldet bleiben. Es findet keine Analyse, kein Tracking und keine Werbung statt. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Auskunft und Löschung können Sie selbst auslösen: unter Einstellungen → Datenschutz laden Sie eine vollständige Kopie Ihrer Daten herunter oder beantragen die Löschung Ihres Kontos. Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren: BITTE ERGÄNZEN: zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde.

9. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Der Zugriff auf Dokumente wird serverseitig anhand der Postfach-Rollen geprüft; Dateien liegen in einem privaten Speicher und sind nur über zeitlich begrenzte Links erreichbar. Freigabelinks sind passwortgeschützt und widerrufbar.

10. Auftragsverarbeitung für unsere Kunden

Soweit Sie Paperstaq geschäftlich nutzen und dabei Daten Dritter verarbeiten, sind Sie Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter. Die Bedingungen finden Sie im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.